Política de tratamiento de datos personales

Identificación del responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de propiex.co y app.propiex.co es:

Definiciones

Para efectos de esta política, conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible

Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Encargado del tratamiento

Quien realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento

Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Ámbito de aplicación

Esta política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de las que el responsable es titular, recolectados a través del sitio web, de la plataforma o de los canales de atención.

Doble condición

Es necesario distinguir dos escenarios, porque la responsabilidad legal es distinta en cada uno:

• Como responsable: respecto de los datos de sus usuarios —las personas que crean una cuenta y contratan el servicio— y de quienes se comunican por sus canales de contacto.
• Como encargado: respecto de los datos de terceros que el usuario incorpora a la plataforma en desarrollo de su propia actividad de arrendamiento (inquilinos, codeudores, contactos). En ese caso el responsable es el usuario, a quien corresponde obtener la autorización de esos titulares, y Propiex trata la información únicamente siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio.

Principios

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

Datos que se tratan

• De identificación y contacto: nombre, número de documento cuando aplique, correo electrónico, teléfono.
• De autenticación: contraseña almacenada mediante funciones criptográficas de un solo sentido, y el medio escogido para la verificación en dos pasos.
• De facturación: los necesarios para el cobro de la suscripción y la expedición de los soportes correspondientes. Los datos completos de instrumentos de pago son tratados directamente por la pasarela de pagos.
• De uso: registros de acceso y de actividad en la plataforma, con fines de seguridad, trazabilidad y soporte.
• De la operación del usuario: la información que este incorpora sobre sus inmuebles, contratos, cánones, pagos y documentos adjuntos, que puede contener datos personales de terceros.

Finalidades del tratamiento

1. Crear, administrar y mantener la cuenta del usuario y prestar los servicios contratados.
2. Autenticar el acceso y proteger la seguridad de la cuenta y de la plataforma.
3. Remitir comunicaciones propias del servicio: vencimientos, estados de cuenta, avisos de mora, confirmaciones y códigos de verificación.
4. Gestionar el cobro de la suscripción y cumplir las obligaciones contables y tributarias derivadas.
5. Atender peticiones, consultas, reclamos y solicitudes de soporte.
6. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
7. Elaborar estadísticas y análisis agregados y anonimizados para mejorar el producto, sin que permitan identificar a persona alguna.
8. Informar sobre cambios en el servicio, en los planes o en las políticas aplicables.

Los datos no se comercializan, ceden ni utilizan con fines publicitarios de terceros.

Autorización del titular

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada al momento del registro, mediante una manifestación afirmativa del titular en la que declara conocer y aceptar esta política.

El responsable conserva prueba de la autorización otorgada, en los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, y la pone a disposición del titular cuando este la solicite.

No se requiere autorización en los casos expresamente exceptuados por el artículo 10 de la misma ley.

Datos sensibles y de menores

El responsable no recolecta datos sensibles para la prestación de su servicio. Si un usuario llegara a incorporar información de esta naturaleza en los campos libres o en los archivos que adjunta, lo hace bajo su propia responsabilidad y le corresponde contar con la autorización explícita del titular.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

El servicio está dirigido a mayores de edad y no se recolectan deliberadamente datos de niños, niñas y adolescentes. De advertirse su existencia sin la autorización de sus representantes legales, se procederá a su supresión.

Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Estos derechos pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o por estipulación a favor de otro.

Área responsable de la atención

La atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales está a cargo del área de Soporte y Protección de Datos.

Consultas y reclamos

Consultas

El titular puede consultar la información que repose en las bases de datos escribiendo al canal indicado, acreditando su identidad. La consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de ese plazo, se informará al interesado, expresando los motivos y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo que contenga:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección de notificación.
• Los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que presente la información, se entenderá que ha desistido.

Si quien recibe el reclamo no es competente, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese plazo, se informará al interesado los motivos y la fecha en que se atenderá, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad

Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.

Encargados y transferencias internacionales

Para la prestación del servicio se emplean proveedores que actúan como encargados del tratamiento, entre ellos servicios de infraestructura en la nube, alojamiento web, correo electrónico, mensajería y procesamiento de pagos. Cada uno trata la información conforme a instrucciones del responsable y bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad.

Algunos de estos proveedores tienen sus servidores fuera del territorio colombiano, principalmente en Estados Unidos, lo que supone una transferencia y transmisión internacional de datos. Al otorgar su autorización, el titular consiente expresamente dicha transferencia, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Medidas de seguridad

Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: cifrado del tráfico mediante HTTPS, almacenamiento de contraseñas con funciones criptográficas irreversibles, verificación en dos pasos disponible para las cuentas, control de acceso restringido al personal autorizado y copias de seguridad periódicas.

El deber de seguridad es de medio y no de resultado. En caso de presentarse un incidente que comprometa datos personales, se informará a los titulares afectados y a la autoridad competente cuando la ley lo exija.

Vigencia

Esta política rige a partir del 19 de septiembre de 2026.

Las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsista la relación con el titular y durante el término adicional necesario para cumplir las obligaciones legales, contables y fiscales aplicables, o para atender reclamaciones. Cumplidas las finalidades y vencidos dichos términos, la información será suprimida o anonimizada.

Cualquier modificación sustancial será comunicada a los titulares por correo electrónico o a través de la plataforma antes de su entrada en vigencia, y la versión actualizada se publicará en esta misma dirección.